Como fazer listas de tarefas que funcionam

1. Isole tarefas em andamento de tarefas futuras

É importante ter uma coluna de tarefas em andamento onde você pode decidir como alocar o seu tempo e atenção a cada dia. Esta é a lista que agrega as tarefas que você deseja fazer até o fim do dia.

Aqui na Holarquia Pessoal tudo que não está “Em Andamento”, “feito” ou “Arquivo” são tarefas e projetos futuros.

Separar as tarefas em andamento das tarefas futuras é um ponto crítico para manter a nossa sanidade mental no dia a dia ao lidar com esse emaranhado de informações que colocamos em nossas listas.

A maioria das pessoas trabalham a partir de uma única lista gigantesca e acabam por ficar estagnadas e assoberbadas com a quantidade de informação.

Perceba que a coluna de “Próximas Ações” não é a mesma coisa que a lista de tarefas em andamento.

Teoricamente você poderia ter infinitos itens na sua lista de próximas ações.

2. Defina tarefas de acordo com um propósito

O que nos faz tomar ação é compreender a razão que nos leva a fazer aquilo.

Dar um propósito para as tarefas torna muito mais fácil decidir se aquilo é realmente importante ou se é apenas mais uma tarefa que vai para o arquivo ou até mesmo pro lixo.

Quantas vezes você não olhou para sua lista e não conseguia ver valor naquilo que estava ali?

Na Holarquia Pessoal nós assinalamos um propósito sempre que possível a cada tarefa. Isso é algo simples, apenas um parágrafo basta.

É um constante exercício de autoconhecimento e nos ajuda a tomar ação de forma consciente.

3. Trabalhe com subtarefas para clarificar projetos

Um projeto é uma tarefa que pode se quebrar em mais tarefas.

Pegue a tarefa “escrever guia da holarquia pessoa”. Se eu olho pra isso não vou fazer ideia de como começar. Talvez eu tenha que quebrar isso em tarefas iniciais básica para me ajudar a tomar ação.

Poderíamos ter 2 subtarefas iniciais para este projeto:

• Escrever um índice do conteúdo que gostaria de apresentar
• Transformar o índice em tarefas e colocar num kanban

Essas 2 subtarefas me ajudam a saber por onde começar rapidamente.Quando eu terminar a segunda tarefa terei uma série de subtarefas que me ajudam a monitorar e executar todo o processo de escrita do guia.

Talvez o seu projeto seja escrever um livro. Você provavelmente não vai escrever um livro em um dia mas se você conseguir quebrar esse projeto em subtarefas talvez você consiga escrever um primeiro capítulo. 🙂

4. Estabeleça prazos

Nem sempre vale a pena dar uma data para as coisas. Mas sempre que possível faz sentido estabelecer um prazo limite para nossas tarefas e projetos. Você lembra de pagar as contas porque há uma data limite.

Trabalhar com prazos pode nos ajudar a ativar o estado de flow em função de uma pequena pressão externa.

É importante que as datas que você escolhe realmente façam sentido. Se você começar a colocar datas aleatórias nas tarefas isso não vai servir pra nada.

As datas não precisam ser exatas, pode ser uma faixa de uma semana por exemplo.

Tenha a certeza de que o prazo que você estabelece é realista e possui um bom argumento para justificar aquela data escolhida.

5. Tenha no máximo 7 tarefas em andamento

Esse item vai ao encontro do primeiro que abordamos. Listas longas e cheias de informação vão consumir sua capacidade cognitiva de tomar decisões e pavimentar o caminho da frustração.

A sugestão aqui é que você tente identificar as tarefas mais prioritárias a cada dia e montar uma lista com no máximo 7 itens que levam 15 minutos para serem realizados(cada).

Se as suas tarefas forem longas como as minhas é melhor limitar a um número ainda menor.

Por exemplo, eu tenho alguns projetos que levam 2h cada. Neste caso eu escolho fazer apenas 2 projetos ou até mesmo apenas 1 por dia.

Se eu conseguir finalizar, adiciono mais.

Naturalmente que essas tarefas não incluem coisas triviais como escovar os dentes, arrumar a cama e etc.

6. Organize as suas tarefas por Projeto, Papel e Categoria

Ao utilizar ferramentas virtuais fica realmente fácil criar um banco de dados minimamente complexo para as nossas tarefas.

Com a Holarquia Pessoal nós podemos associar as tarefas que executamos com os papéis que energizamos mas isso não é o suficiente.

Eu utilizo um sistema de hashtags para identificar a categoria das tarefas que insiro no meu sistema e quando elas pertencem a algum papel eu também faço uma relação.

Mesmo que a gente tenha um excelente sistema de priorização, este tipo de contexto é uma mão na roda para organizar os nossos afazeres.

7. Jogue uma bomba na sua lista de tarefas constantemente

Tão importante quanto esvaziar a mente semanalmente e inserir novos itens em nossas listas é apagar tarefas que não fazem sentido estarem ali.

Sempre que posso eu utilizo os meus domingos para limpar a minha lista de tarefas e deixar apenas o essencial ali.

O padrão que encontrei é que nós temos tarefas que não são bem tarefas. Geralmente se dividem em 4 categorias:

Desejos

Tarefas incertas

Tarefas Triviais

Resoluções

Desejos são geralmente fraseados como projetos ao invés de ações. Um exemplo clássico é “remodelar a cozinha” por exemplo.

Tarefas incertas podem estar apresentadas sem um verbo, sem um propósito ou terem sido escritas com pressa e já não compreendemos do que se trata.

Tarefas triviais são itens aleatórios que são anotado quando eles surgem e logo depois esquecemos.

Resoluções são promessas como “fazer exercício”, “perder peso” ou “aprender inglês”.

Se você identificar qualquer elemento que bate com essa descrição não tenha medo de apagar tudo. 🙂

8. Assinale uma duração estimada para cada tarefa

Este é mais um hábito que a maioria das pessoas esquecem de fazer e fica bastante difícil se manter fiel a isso quando não dividimos nossos projetos em subtarefas.

Uma vez que você identifica as tarefas e subtarefas de um projeto fica muito mais fácil estabelecer uma duração estimada para cada entrada.

É importante saber o que é preciso para realizar aquela tarefa. Isso vai desde ferramentas, informação a um feedback externo.

Cada tarefinha da nossa lista precisa ter uma duração estimada associada. Isso vai ser crucial para nos ajudar a priorizar nossos afazeres no dia a dia.

9. Utilize um verbo no infinitivo para as tarefas

A escolha do verbo é um fator determinante na hora de escrever tarefas.

É muito comum as pessoas escreverem “coisas” e não tarefas em suas listas.

Itens soltos como “Cozinha”, “livro da Joana” e etc não dizem absolutamente nada sobre o que tem que ser feito.

Use e abuse de verbos no infinitivo para descrever tarefas.

Ao escrever projetos eu recomendo utilizar verbos no indicativo ou no passado.

Por exemplo, ao invés de “escrever guia da holarquia pessoal” eu colocaria isso como “guia da holarquia pessoal escrito”.

Os verbos corretos vão nos convidar a agir. Os verbos errados fazem o contrário.

Verbos como explorar e planejar são muito vagos, por exemplo. Podemos deixar mais específico ao utilizar verbos como pesquisar, ligar, enviar, escrever, publicar e por aí vai.

10. Observe quais tarefas precisam de uma resposta externa

Identificar as tarefas que dependem de uma resposta externa é crucial para não travar o nosso fluxo de trabalho.É importante refletir sobre isso desde cedo e talvez até adicionar um campo “externo” na taxonomia das suas tarefas pra você poder assinalar rapidamente quando for o caso.

Quando precisamos de uma resposta externa colocamos essas tarefas na lista “Em Espera” que é onde também deixamos os itens pausados.

Muita gente negligencia esse passo e acaba deixando de fazer essas tarefas porque não possuem clareza que será necessário um input externo.