Por que você não termina suas listas de tarefas

Idealmente, você deveria conseguir riscar todas as tarefas na sua lista de próximas ações ao fim do dia.

Mas qualquer pessoa que já tentou implementar algum sistema de organização sabe que são muitos os desafios e bloqueios no caminho.

Esta seção é baseada no livro de Damon Zahariades chamado “Todo-Lists: Um guia para criar listas de tarefas que funcionam”

Vamos dar uma olhada nas 8 razões que nos impedem de usar listas de tarefas.

Razão 1: Você não compreende o objetivo de ter uma lista de tarefas

O que nós queremos de fato atingir quando fazemos listas de tarefas?

A maioria das pessoas diriam “executar as tarefas”.

A proposta da Holarquia Pessoal não é te fazer realizar as coisas. O propósito deste processo é ajudar a organizar suas tarefas e projetos, as diferentes áreas da sua vida, suas pesquisas e ressaltar aquilo que é importante e nutre a sua alma.

Isto não é uma ferramenta que vai te ajudar a completar cada tarefinha que merece a sua atenção. O foco está naquilo que importa e faz parte de um contexto e de fato atende aos seus propósitos.

Razão 2: Você não estabelece prazos

Uma lista de tarefas sem prazo é apenas uma lista de desejos.

Trabalhar com prazos não é criar um mundo imaginário em que você pode controlar as coisas. É apenas um recurso que nos ajuda a dar um senso de urgência para as coisas.

Pensa comigo. Nós precisamos do máximo de critérios possíveis para priorizar as nossas tarefas. Sem esses critérios o que nós temos é apenas um amontoado de informações dispersas.

Se nós não estabelecemos prazos, o ímpeto da ação fica comprometido.

Razão 3: Suas listas são muito longas.

Todo mundo que já fez listas de tarefas já esteve aqui. Algumas pessoas adoram a parte de esvaziar a mente. Elas simplesmente escrevem sem parar tudo o que elas gostariam de fazer e depois deixam tudo numa pilha de post its que nunca mais será revisitada.

Isso nos afeta de quatro maneiras muito específicas:

• Ficamos distraídos – perdemos o foco do que realmente importa quando temos tantas opções.
• Perdemos o senso de realidade – com tanta coisa pra fazer, parece que nunca vamos chegar lá.
• É desencorajador – A cada dia que passa, nós reafirmamos a sensação de que falhamos em completar as tarefas.
• Procrastinamos – É fácil congelar e entrar em um estado de negação em que não fazemos absolutamente nada.

Razão 4: Suas listas são muito amplas

É comum fazer listas que não estão associadas a um contexto ou dentro de um escopo. Temos tarefas que levam 5 minutos para serem realizadas com projetos, coisas que não sabemos a qual projeto pertencem, tarefas de baixa prioridade com tarefas altamente prioritárias e por aí vai.

Quando você se depara com uma lista gigante de opções a reação mais comum é congelar e desviar a nossa atenção para atividades que são pouco significativas como olhar para o Facebook, Instagram e outras distrações.

O psicólogo Barry Schwartz chama isso de Paradoxo da Escolha. Quanto mais opções nós temos, menos capazes de tomar uma decisão e mais ansiosos nos tornamos.

Isso também acrescenta estresse porque você acaba se perdendo e a lista se torna um artefato de frustração ao invés de te ajudar a chegar em algum lugar.

Razão 5: Você tende a criar muitas opções

Esta questão está bastante relacionada com a última. Nós acordamos de manhã com uma quantidade limitada de capacidade de processamento cognitivo. Esse estoque é usado durante o dia inteiro enquanto nós tomamos decisões. Será que agora eu faço yoga, toco violão ou fico um pouco com a minha companheira?

Todo tipo de decisão consome a nossa “memória ram”.

Com o passar do tempo nós vamos ficando mentalmente fatigados em função de todas as escolhas que temos que fazer durante o dia.

De fato, este fenômeno é conhecido como fadiga por tomar decisões.

Isso acontece porque nós temos uma tendência natural a querer ter mais opções. E não há nenhum problema nisso. O problema é que isso geralmente nos leva ao fenômeno da evasão da escolha. Quando somos confrontados com muitas opções acabamos por evitar a decisão porque isso consome muita memória ram.

É muito mais fácil verificar o meu email, dar uma olhada no whatsapp, facebook e ler os títulos de umas notícias.

Razão 6: Você esquece de contextualizar as tarefas

Se as suas tarefas não possuem um contexto não há como saber qual delas merecem a sua atenção agora. O contexto pode ser o prazo, estimativa de tempo, a prioridade, os objetivos, projetos e os porquês.

Se você não sabe quanto tempo leva para realizar uma tarefa, se é importante e como isso contribui com seus propósitos, o que te levaria a executá-la?

Se você não sabe se vai precisar de algum tipo de recurso, uma resposta de outra pessoa, se aquilo é algo que diz respeito a alguma parte da sua vida pessoal ou profissional, de onde viria a motivação para fazer algo?

Este é um dos fatores mais comuns em listas de tarefas que são abandonadas.

As tarefas precisam ser orientadas ao contexto em que estão inseridas.

Razão 7: Suas tarefas são muito vagas

O problema com tarefas vagas é que elas têm um escopo muito amplo. Não há um início, meio e fim.

O que muitas vezes acontece é que as tarefas vagas geralmente são projetos.

Por exemplo, você poderia ter uma tarefa que é “escrever um artigo”.

Você já sabe qual é o assunto do artigo? Você vai ter que fazer uma pesquisa?

Outro exemplo: “fazer meu website” .

Eu não saberia por onde começar se eu olhasse para uma tarefa como esta. Teria que quebrar isso em várias pequenas tarefas como:”definir o domínio do site”, “comprar domínio”, “comprar hospedagem”, “definir temas que vou utilizar no site”

E por aí vai…

Ao olhar para um projeto camuflado de tarefa é fácil entrar na paralisia por análise e congelar ou correr.

Razão 8: Suas tarefas não estão ligadas a nenhum propósito específico

Tudo que nós fazemos tem um propósito. Você compra comida para se alimentar. Paga a de conta de luz para ter eletricidade.Paga a internet para trabalhar, interagir e etc.

Nós não pensamos no propósito que guia cada ação, mas é algo que com certeza está lá.

Este é um dos fatores mais negligenciados nas listas de tarefas e a Holarquia Pessoal oferece uma elegante solução neste sentido ao conectar as suas tarefas com os papéis que você desempenha. Um papel por sua vez é composto de um nome, propósito e responsabilidades.

Assim cada tarefa que você tiver na sua lista estará conectada com um propósito específico. Mas isso não é suficiente. Às vezes também é importante associar um propósito único para algumas tarefas.

Isso ajuda-nos a compreender o que nos leva a fazer aquilo e reforça o senso de urgência com o resto do contexto.