4.3 As etapas do fazer

Toda a informação que nós vamos captar é apenas um amontoado de palavras. Para fazer sentido dessa matéria bruta é preciso viver normalmente e lentamente adquirir um hábito consciente de esvaziar a caixola para poder focar o que realmente importa.

É importante organizar esta informação de forma que podemos sempre revisitá-la e inserir, alterar ou remover as entradas que lá colocamos.

Eu utilizo a aplicação Notion para organizar minhas listas de tarefas porque ele me permite criar uma base dados com todas as relações que preciso e é gratuito.

Seguem as diferentes categorias que utilizo para organizar a informação capturada:

Esta é uma visualização como um quadro que pode ser utilizado como um kanban mas não é prática quando olhamos todas essas colunas de uma vez.

Prefiro manter a minha visão limitada a 3 colunas.

Entenda mais sobre essas diferentes categorias:

No Estado/No Status: é padrão do notion ter uma coluna sem categoria. Uso isso pra fazer a captura de tarefas que ainda não estão categorizadas.

Próximas ações : Ações únicas que não estão associadas a nenhum projeto.

Ações por Projeto: Ações que estão atreladas à projetos específicos.

Em Andamento: Tarefas ou projetos que estão em andamento.

Em Espera: Tarefas ou projetos que ficaram bloqueados ou estão em espera por algum motivo.

Um dia / Talvez: Tarefas ou projetos que não são prioridade neste momento mas um dia talvez iremos realizá-las.

Feito: Tarefas ou projetos que já foram finalizados.

Arquivo: Coisas que não queremos jogar fora e deixamos no labirinto do mundo dos arquivos.

A idéia básica por trás do GTD é que se uma tarefa leva menos de 2min pra ser executada é melhor fazer já!

Além da visão em colunas, também gosto de visualizar as minhas ações e projetos em formato de lista:

Perceba que temos ali um campo que diz prioridade. Eu tento priorizar as minhas tarefas de 0 a 3, sendo 3 o nível mais prioritário. Isso é algo que faço de forma intuitiva e às vezes posso mudar de ideia e mudar a prioridade logo em seguida.

É uma forma de me dizer que aquilo é mais ou menos importante pra mim.